Cinco razões pelas quais seus agentes fiança deve considerar Gestão de Documentos

Se você for como a maioria dos escravos de fiança, o papel é uma parte importante do seu dia. Manter o controle de aplicações de fiança, acordos de indenização, recibos e muito mais é a chave para receber o pagamento e ficar em conformidade com as regulamentações estaduais e Federal.

A gestão de documentos, ou de imagens de documentos, é a prática de digitalização, indexação e arquivamento de papel e documentos eletrônicos para facilitar o armazenamento e recuperação. Fiadores fiança em todo o país estão se voltando para essa tecnologia para manter o controle de documentos que são usados ​​para armazenar em arquivos de papel e pastas.

Isto é algo que iria trabalhar em sua agência? Vejamos cinco razões pelas quais você deve considerar o gerenciamento de documentos.

1. Você pode economizar dinheiro. Com um sistema de gestão documental, você pode reduzir a quantidade de papel que você compra e praticamente eliminar correio, fotocópias, aparelhos de fax, correios e fora do local de armazenamento. Você também pode ... diminuir os custos de consumo de papel, porque você pode diretamente e-mail ou enviar documentos por fax a outras agências, em vez de imprimir e enviar arquivos em papel pesado. Usando esta ferramenta, você e seus funcionários vão rapidamente se tornar mais eficiente e produtiva - dando-lhes mais tempo para se concentrar em outras tarefas - que vai economizar, se não fazê-lo, o dinheiro.

2. Você pode economizar tempo. Com o gerenciamento de documentos, você pode ter acesso imediato aos arquivos. Digitalização de documentos uma vez e nunca imprimi-los novamente. Nenhum depósito ou à procura de pastas. Ver documentos sem sair de sua mesa. Enquanto você estiver no campo, você pode facilmente acessar os arquivos originais através de qualquer sistema de gestão web-based documento. No aeroporto ou no seu escritório em casa às 3 da manhã, você pode puxar para cima os arquivos que você precisa usar pesquisas de índice ou palavra-chave.

Uma empresa fiança irá acompanhar os clientes em seu sistema de gestão de documentos através de índices como:

• Nome do Cliente
• Número de alimentação
• Número de Bond
• Data Execution vínculo
• Data de Desligamento vínculo

Ser capaz de pesquisar documentos usando qualquer combinação desses valores de índice mais pesquisando palavra-chave faz com que seja praticamente impossível perder um arquivo.

E, se você tem vários escritórios, você não vai precisar de várias cópias de documentos. Armazenando-os em um local central vai permitir que os funcionários recuperá-los de qualquer lugar - até mesmo simultaneamente. Ao colocar o correio electrónico no mesmo armário de arquivamento eletrônico como fotos, notas e outros documentos, será mais rápido e fácil para os seus funcionários a olhar para as informações do cliente. Não mais colocar as pessoas em espera. A maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos irá trabalhar com o seu software atual de gerenciamento de contatos, assim você não vai precisar para armazenar arquivos em ambos os lugares. Se você mudar de fornecedor de gerenciamento de contatos, seus arquivos eletrônicos permanecerá intacta e disponível.

3. Você pode liberar espaço em seu escritório (ou off-site), eliminando os arquivos antigos e armários. Arquivos eletrônicos são legalmente aceito como o original. Shred arquivos de papel pesados, economizar espaço e transformar áreas de armário de arquivamento em áreas de trabalho produtivas. "Eu estava fora do espaço até que comecei a usar o gerenciamento de documentos", explicou Jim Longstreth, dono de seu Realty Bairro, de St. Petersburg, Flórida. "Eu era capaz de se livrar dos arquivos do cliente que eu tinha no armário do meu filho."

4. Você pode criar um plano de recuperação de desastres Significado desastre natural e desastre criado pelo homem -. Como uma ação judicial. As inundações, incêndios, furacões, terremotos, vandalismo e roubo de arquivos coloque papel em perigo a cada dia. Com um sistema de gestão de documentos, você pode ter certeza que a sua empresa ainda está em atividade quando ocorre uma catástrofe. Quanto mais você procurar, a menos que você tem a perder! A maioria dos sistemas de gerenciamento de documentos irá ajudá-lo a encontrar privacidade Federal e regulamentação de segurança. Como um bônus, você vai conhecer a indústria e cidade, estado e Federal normas e regulamentos referentes a manutenção de registros e retenção.

5. Você pode aumentar a adesão. Na Flórida, por exemplo, cada agente licenciado deve manter registros de fianças em seu escritório que foram executados ou referendado por ele ou ela. O agente deve manter esta informação para três anos após a responsabilidade do fiador tenha sido rescindido. "Embora nós só são obrigados a manter os nossos documentos, durante três anos por lei, nós queremos ser capaz de armazená-los indefinidamente em caso precisamos consultá-los no futuro", explicou Jeremy Swan de Bail Bonds Moncrief em Orlando, Florida.

Registros de uma empresa fiança estão abertos a exame, inspeção e reprodução fotográfica pela autoridade reguladora ea qualquer momento, o departamento pode exigir que o agente de fornecer a ela, de tal maneira ou forma como ele exige, qualquer informação relativa à fiança negócio do agente. Web baseados em sistemas de gestão de documentos permite a fiador para conceder acesso temporário aos auditores ou pelas autoridades para examinar os registros armazenados online - Fazendo o trabalho de todos mais fácil a longo prazo.

Um sistema de gerenciamento de documentos é também o local perfeito para armazenar a informação do empregado, incluindo licenças, certificados e cartões de impressões digitais.

Bail empresas de títulos em toda parte vai se surpreender com a forma como os sistemas de gestão acessíveis e fáceis de documentos pode ser. "Não são apenas os sistemas de gestão de documentos uma ótima maneira para as empresas a organizar o seu papel e arquivos eletrônicos, mas eles também são grandes para eliminar gastos desnecessários - como selos, correios e fora do local de armazenamento", explicou Leslie Haywood, CEO da eBridge Soluções em Tampa. "Estamos vendo empresas de todos os tamanhos em todos os setores de fazer a mudança." Se o seu negócio ser o próximo?

Papelada Estatísticas do Office:

• 70% de "colarinho branco" tempo de trabalho é gasto no processamento de documentos em papel
• 15% de todos os documentos em papel são misfiled ou extraviado
• 30% dos documentos utilizados diariamente conter informações obsoletas
• 40% do tempo do trabalhador é gasto na procura de documentos desorganizadas, extraviado ou perdido
• Paper cresce a 25% ao ano na organização típica, o que significa que vai dobrar em pouco mais de três anos!
• Processos baseados em papel são difíceis de validar a conformidade com regulamentações governamentais
• A maioria das empresas não tem um backup de seus documentos em papel, e que seria fora do negócio em caso de um desastre natural ou outro

Stephanie L. Jones, MBA, é diretora de marketing da eBridge Solutions , um fornecedor de web-based de gestão de documentos localizado em Tampa, Florida. Stephanie pode ser alcançado em sjones@eBridgeSolutions.com

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