Cinq raisons pour lesquelles vos agents caution devriez considérer de gestion des documents

Si vous êtes comme la plupart des serfs en liberté sous caution, le papier est un élément important de votre journée. Garder la trace des demandes de cautionnement, les accords d'indemnisation, les reçus et les plus est la clé de se faire payer et de rester en conformité avec les réglementations en vigueur.

La gestion des documents, ou l'imagerie documentaire, est la pratique de la numérisation, l'indexation et l'archivage papier et documents électroniques pour faciliter le rangement et la récupération. Serfs Bail à travers le pays se tournent vers cette technologie pour garder une trace des documents qu'ils sont utilisés pour stocker dans des dossiers papier et des dossiers.

Est-ce quelque chose qui pourrait fonctionner dans votre agence? Regardons cinq raisons pour lesquelles vous devriez envisager la gestion des documents.

1. Vous pouvez économiser de l'argent. Avec un système de gestion de documents, vous pouvez réduire la quantité de papier que vous achetez et de pratiquement éliminer d'affranchissement, de photocopies, fax, courriers et d'entreposage hors site. Vous pouvez aussi ... diminuer vos coûts de consommation de papier parce que vous pouvez directement par e-mail ou fax des documents à d'autres organismes au lieu de impression et l'envoi des dossiers papier encombrants. Grâce à cet outil, vous et vos employés deviendront rapidement plus efficace et productif - en leur donnant plus de temps pour se concentrer sur d'autres tâches - qui permettra d'économiser, si ce n'est pas que vous faites, de l'argent.

2. Vous pouvez gagner du temps. Avec la gestion des documents, vous pouvez avoir un accès instantané aux fichiers. Numérisez vos documents une fois et ne jamais les imprimer à nouveau. Aucun dépôt ou la recherche de dossiers. Voir les documents sans quitter votre bureau. Pendant que vous êtes sur le terrain, vous pouvez facilement accéder à des fichiers originaux grâce à un système basé sur le Web de gestion de documents. A l'aéroport ou dans votre bureau à domicile à 3 heures du matin, vous pouvez tirer les fichiers dont vous avez besoin en utilisant les recherches d'index ou un mot clé.

Une société de caution permettra de suivre les clients dans leur système de gestion de document à l'aide des indices comme:

• Nom du client
• Nombre de puissance
• Nombre d'obligations
• Date d'exécution d'obligations
• La date de sortie Bond

Etre capable de rechercher des documents en utilisant n'importe quelle combinaison de ces valeurs de l'indice ainsi que recherche par mot clé, il est pratiquement impossible de perdre un fichier.

Et, si vous avez plusieurs bureaux, vous n'aurez pas besoin de plusieurs copies de documents. Les stocker dans un endroit central permettent aux employés de les récupérer depuis n'importe où - même simultanément. En plaçant correspondance e-mail dans le classeur électronique même que des photos, notes et autres documents, il sera plus rapide et plus facile pour vos employés à chercher de l'information client. Pas plus mettre les gens en attente. La plupart des systèmes de gestion de documents travaillera avec votre logiciel de gestion des contacts en cours, de sorte que vous n'aurez pas besoin de stocker des fichiers dans les deux endroits. Si vous changez de fournisseur de gestion de contacts, vos fichiers électroniques restera intact et disponible.

3. Vous pouvez libérer de l'espace dans votre bureau (ou hors site) en éliminant les anciens fichiers et des classeurs. Les fichiers électroniques sont légalement acceptée comme l'original. Déchiquetez les dossiers papier encombrants, économiser de l'espace et transformer les zones classeur dans les zones de travail productives. «J'étais hors de l'espace jusqu'à ce que j'ai commencé à utiliser la gestion des documents», a expliqué Jim Longstreth, propriétaire de votre Realty Quartier, de Saint-Pétersbourg, en Floride. «J'ai été en mesure de se débarrasser des dossiers des clients que j'ai eues dans le placard de mon fils."

4. Vous pouvez créer un plan de reprise après sinistre Signification des catastrophes naturelles et artificielles en cas de catastrophe -. Comme un procès. Inondations, incendies, ouragans, tremblements de terre, le vandalisme et le vol des fichiers de table en papier sont en danger chaque jour. Avec un système de gestion de documents, vous pouvez être assuré que votre entreprise est toujours en activité en cas de catastrophe. Le plus que vous numérisez, moins vous avez à perdre! La plupart des systèmes de gestion de documents vous aideront à atteindre la vie privée fédéral et la réglementation de sécurité. En prime, vous rencontrerez des règles de l'industrie et la ville, l'État et fédéral et les règlements concernant la tenue des dossiers et la rétention.

5. Vous pouvez augmenter la conformité. En Floride, par exemple, chaque agent agréé doit tenir des registres de cautions dans son bureau qui ont été exécutés ou contresignés par lui. L'agent doit garder cette information pour trois ans après la responsabilité de la caution a été résilié. "Bien que nous ne sommes tenus de conserver nos documents pendant trois ans par la loi, nous voulons être en mesure de les stocker indéfiniment dans le cas où nous avons besoin de s'y référer dans le futur», a expliqué Jeremy Swan de Bail Bonds Moncrief à Orlando, en Floride.

Dossiers d'une entreprise de caution sont ouverts à l'examen, l'inspection et la reproduction photographique par l'autorité de régulation et à tout moment, le ministère peut exiger que l'agent à lui fournir, de manière ou la forme, il faut, toute information relative à la caution d'affaires de cet agent. Web-based systèmes de gestion documentaire permettent le garant de condamnés à accorder un accès temporaire à des auditeurs ou des autorités d'examiner les dossiers stockés en ligne - rendant le travail de chacun plus facile dans le long terme.

Un système de gestion de document est également l'endroit idéal pour stocker des informations salarié, y compris les licences, certificats et des cartes d'empreintes digitales.

Bail entreprises obligataires partout serez surpris de la façon dont abordables et faciles systèmes de gestion de documents peut être. "Non seulement les systèmes de gestion de documents une excellente façon pour les entreprises à organiser leur papier et fichiers électroniques, mais ils sont également très bien à éliminer les dépenses inutiles - comme l'affranchissement, les courriers et d'entreposage hors site», a expliqué Leslie Haywood, directeur général de Solutions en eBridge Tampa. «Nous assistons à des entreprises de toutes tailles dans tous les secteurs faisant l'interrupteur." Si votre entreprise sera le prochain?

Statistiques documents administratifs:

• 70% des "cols blancs" travailleur à temps est consacré au traitement des documents papier
• 15% de tous les documents papier sont mal classés ou mal placée
• 30% des documents utilisés quotidiennement contiennent des informations obsolètes
• 40% du temps du travailleur est passé à chercher des documents mal classés, égaré, perdu ou
• Livre croît à 25% par an dans l'organisation typique, ce qui signifie qu'il va doubler en un peu plus de trois ans!
• Papier à base de processus sont difficiles à valider la conformité à la réglementation gouvernementale
• La plupart des entreprises n'ont pas une sauvegarde de leurs documents sur support papier, et serait hors de l'entreprise dans le cas d'une catastrophe naturelle ou autre

Stephanie L. Jones, MBA, est le Directeur Marketing pour les solutions eBridge , un fournisseur basé sur le Web de gestion des documents situé à Tampa, en Floride. Stephanie peut être atteint à sjones@eBridgeSolutions.com

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