Fünf Gründe, warum Ihre Bail Bond Agents Document Management in Erwägung ziehen sollten

Wenn Sie wie die meisten Bürge sind, ist Papier ein wichtiger Teil der in den Tag. Die Verfolgung von bail-Anwendungen, Gewährleistungsverträgen, Quittungen und mehr ist der Schlüssel zum Erhalt einer Zahlung und der Aufenthalt in Übereinstimmung mit behördlichen Vorschriften.

Dokumenten-Management oder Document Imaging, ist die Praxis der Digitalisierung, Erschließung und Archivierung gedruckter und elektronischer Dokumente für eine einfache Ein-und Auslagerung. Bürge in der gesamten Nation sind dieser Technologie ein, die Spur der Dokumente, die sie zur Speicherung in Akten und Ordnern verwendet werden, zu halten.

Ist das etwas, das in Ihrer Agentur arbeiten würde? Lassen Sie uns an fünf Gründen zu suchen, warum Sie sollten prüfen, Dokumenten-Management.

Ein. Sie können Geld sparen. Mit einem Dokumentenmanagement-System, können Sie die Menge an Papier, das Sie kaufen zu reduzieren und beseitigen praktisch Porto, Fotokopien, Faxgeräte, Kuriere und Offsite-Speicherung. Sie können auch ... verringern Sie den Papierverbrauch Kosten, weil Sie können direkt per E-Mail oder Fax-Dokumente an andere Stellen anstatt den Druck und Versand umständliche Papier-Dateien. Mit diesem Tool werden Sie und Ihre Mitarbeiter schnell effizienter und produktiver arbeiten - indem sie ihnen mehr Zeit für andere Aufgaben konzentrieren können - was zu retten, wenn nicht machen Sie werden Geld sparen.

2. Sie können Zeit sparen. Mit Dokumenten-Management, können Sie sofortigen Zugriff auf Dateien haben. Scannen Sie Dokumente drucken, einmal und nie wieder. Keine Anmelde-oder auf der Suche nach Ordnern. Alle Dokumente, ohne Ihren Schreibtisch verlassen. Während man draußen auf dem Feld sind, können Sie einfach auf Original-Dateien über jeden Web-basiertes Dokumenten-Management-System. Am Flughafen oder in Ihrem Büro zu Hause um 3 Uhr morgens, können Sie nach oben ziehen Sie die benötigten Dateien mit Index-oder Keyword-Suche.

Ein Strafkaution Unternehmen wird Kunden in ihrem Dokumentenmanagement-System unter Verwendung von Indizes wie verfolgen:

• Client-Name
• Power-Nummer
• Bond Nummer
• Bond Execution Datum
• Bond Entlastung Datum

Die Möglichkeit, Dokumente mit Hilfe einer Kombination dieser Index-Werte sowie die Stichwortsuche suchen macht es praktisch unmöglich, eine Datei zu verlieren.

Und, wenn Sie mehrere Niederlassungen haben, brauchen Sie nicht mehrere Kopien der Dokumente. Speicherung in einer zentralen Lage lässt Mitarbeiter von überall aus abrufen - auch gleichzeitig. Indem E-Mail-Korrespondenz in der gleichen elektronischen Aktenschrank wie Fotos, Notizen und andere Dokumente, wird es schneller und einfacher für Ihre Mitarbeiter, um bei Client-Informationen zu suchen. Keinen Aufschub mehr Menschen in der Warteschleife. Die meisten Dokumenten-Management-Systeme werden mit Ihrer aktuellen Kontakt-Management-Software zu arbeiten, so dass Sie nicht brauchen, um Dateien an beiden Orten zu speichern. Wenn Sie Kontakt-Management-Anbieter zu wechseln, wird Ihre elektronischen Dateien bleiben intakt und verfügbar.

3. Sie können freien Speicherplatz in Ihrem Büro (oder off-site) durch die Beseitigung alter Dateien und Aktenschränken. Elektronische Dateien sind rechtlich wie das Original akzeptiert. Shred umständliche Papier-Dateien, sparen Platz und biegen Aktenschrank in produktive Bereiche Arbeitsbereiche. "Ich war der Platz, bis ich mich mit Dokumenten-Management gestartet", erklärt Jim Longstreth, Inhaber Ihrer Nachbarschaft Realty, von St. Petersburg, Florida. "Ich war in der Lage, um loszuwerden, die Client-Dateien, die ich im Schrank meines Sohnes hatte."

. 4 Sie können eine Disaster-Recovery-Plan Bedeutung Naturkatastrophen und vom Menschen verursachter Katastrophen -. Wie eine Klage. Überschwemmungen, Feuer, Wirbelstürme, Erdbeben, Vandalismus und Diebstahl Platz Akten in Gefahr jeden Tag. Mit einem Dokumentenmanagement-System, können Sie sicher sein, dass Ihr Unternehmen immer noch im Geschäft im Katastrophenfall ruhen. Je mehr Sie scannen, desto weniger haben Sie zu verlieren! Die meisten Dokumenten-Management-Systeme helfen Ihnen treffen Federal Privatsphäre und Sicherheit Regulierung. Als Bonus werden Sie den Anforderungen der Industrie und Stadt, staatlichen und bundesstaatlichen Regeln und Vorschriften in Bezug auf Buchführung und Aufbewahrung.

5. Sie können die Compliance. In Florida zum Beispiel jeder lizenzierten Agenten müssen Aufzeichnungen über Bail Bonds in seinem Büro, die ausgeführt oder durch ihn oder sie wurden gegengezeichnet aufrecht zu erhalten. Der Agent muss diese Informationen für drei Jahre zu halten, nachdem die Haftung des Bürgen beendet wurde. "Obwohl wir nur erforderlich sind, um unsere Unterlagen für drei Jahre zu halten durch das Gesetz, wir in der Lage sein, sie auf unbestimmte Zeit zu speichern, falls wir zu ihnen in die Zukunft beziehen, brauchen und wollen", erklärte Jeremy Swan von Moncrief Bail Bonds in Orlando, Florida.

Einer Kaution Bindung Unternehmens Aufzeichnungen sind offen für Prüfung, Inspektion und fotografische Reproduktion von der Regulierungsbehörde und zu jeder Zeit, die Abteilung kann verlangen, der Agent, um es zu liefern, in der Weise oder Form, wie es erforderlich ist, alle Informationen über die Strafkaution Geschäft dieses Vertreters. Web-basiertes Dokumenten-Management-Systeme ermöglichen die Kautionsvermittler zu temporären Zugriff auf Wirtschaftsprüfer oder Behörden, um Datensätze online gespeichert überprüfen zu gewähren - damit sich jeder die Arbeit zu erleichtern auf lange Sicht.

Ein Dokumentenmanagement-System ist auch der perfekte Ort, um Mitarbeiter Informationen zu speichern, einschließlich Genehmigungen, Zertifikaten und Fingerabdruck-Karten.

Kautionsurkunden Unternehmen überall werden staunen, wie erschwinglich und einfach Dokumenten-Management-Systeme können überrascht werden. "Nicht nur, dass Dokumentenmanagement-Systeme eine großartige Möglichkeit für Unternehmen, ihre Papierdokumente in elektronische Dateien zu organisieren, aber sie sind auch sehr auf die Beseitigung von unnötigen Kosten - wie Porto, Kuriere und Offsite-Speicherung", erklärt Leslie Haywood, CEO von eBridge Lösungen in Tampa. "Wir sehen Unternehmen jeder Größe in jeder Branche, den Schalter." Sollte Ihr Unternehmen der nächste sein?

Büro Papierkram Statistik:

• 70% der "white-collar" Arbeiter Zeit wird für die Verarbeitung von Papierdokumenten
• 15% aller Papierdokumente werden falsch abgelegt oder verlegt
• 30% der Dokumente verwendet werden täglich enthalten veraltete Informationen
• 40% der Arbeiter an der Zeit ist für die Suche nach falsch abgelegten oder verlegt, verloren oder Dokumente
• Papier wächst bei 25% pro Jahr in der typischen Organisation, das heißt, es wird sich verdoppeln in etwas mehr als drei Jahre Zeit!
• Papierbasierte Prozesse lassen sich nur schwer für die Einhaltung der staatlichen Regulierung zu validieren
• Die meisten Unternehmen haben keine Sicherung für ihre papierbasierten Dokumente, und wäre aus dem Geschäft im Falle einer Naturkatastrophe oder einer anderen Katastrophe

Stephanie L. Jones, MBA, ist der Marketing-Direktor für eBridge Lösungen , ein web-basiertes Dokumenten-Management-Anbieter in Tampa, Florida. Stephanie ist zu erreichen unter sjones@eBridgeSolutions.com

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